Bu, KALEM’in gizlilik politikasıdır. Elle yazılmamıştır: her maddesi, ürünün veri envanteri, saklama matrisi ve yurt dışı aktarım kaydından üretilir. Kaynak değiştiğinde bu sayfa değişir; değişmezse ürünün derleme kontrolü kırmızıya döner.

KALEM, hekimin muayenede konuşulanı yazıya döken bir not alma yardımcısıdır. Hasta sağlık verisi, KVKK m.6 anlamında özel nitelikli kişisel veridir ve bu sayfa onu böyle ele alır.

Bu metin bir aydınlatma metnidir; açık rıza metni değildir. Sizden bir şey kabul etmenizi istemez, bir onay kutusu veya düğme içermez ve okumanız tek başına hiçbir veri işlemeye rıza göstermiş sayılmanıza yol açmaz. Kayıt için istenen açık rıza, muayene başlamadan önce hekimin telefonunda okuduğunuz ayrı bir metindir ve o metin yalnızca orada sunulur.

KALEM’i sağlayan şirket Vivax Teknoloji A.Ş.’dir. Veri sorumlusu ise KALEM değil, muayeneyi yapan klinik veya hastanedir; KALEM o kliniğin veri işleyenidir ve verileri yalnızca kliniğin talimatıyla işler. Haklarınızı kullanmak için başvuracağınız taraf klinik veya hastanedir; aşağıdaki “Haklarınız” bölümü bunu anlatır.

Tasarımın tamamı buna dayanır: yazılım, kliniğin binasındaki bir cihaz üzerinde çalışır. Üreticinin verinin bir kopyası yoktur ve cihaza uzaktan erişim mekanizması bulunmamaktadır.

Ses kaydı hiçbir zaman diske yazılmaz — ne telefonda, ne cihazda. Konuşma bellekte yazıya dökülür ve ses kaydı bellekten silinir; silinmeden önce aşağıdaki iki durumda kısa süre bellekte tutulabilir. Saklama matrisinin bu veri için söylediği şudur: “hiçbir zaman diske yazılmaz; başarısız bir çözümleme sonrası yeniden deneme yapılabilmesi için en fazla 600 sn bellekte tutulur (#633), ve hekimin seçmesi hâlinde not yazılıncaya kadar bellekte kalır (ADR-043)”.

Kalıcı olarak saklanan bir kayıt olmadığı için bu cihazda ve telefonda belirtilecek bir saklama süresi yoktur. Bunu sağlayan şey bir taahhüt değil, bir denetimdir: ürünün kaynak kodunda ses yolunu izleyen ve diske tek bir yazma işlemi bulduğunda derlemeyi durduran otomatik bir kontrol vardır. Kontrol kırmızıya döndüğünde ürün yayınlanamaz.

Birincisi: bir çözümleme denemesi başarısız olursa, deneme tekrarlanabilsin diye ses kaydı bellekte tutulur. Bu bir tercih değildir — başarısız olan her denemede olur — ve sabit bir üst sınırla bağlıdır.

İkincisi: hekim, ses kaydının not yazılıncaya kadar bellekte tutulmasını seçebilir. Bu hekimin tercihidir, seçilmediği sürece kapalıdır, not tamamlandığında sona erer ve ayrıca kendi üst sınırıyla bağlıdır.

Her iki durumda da ses diske yazılmaz: çalışan bir sürecin belleğinde tutulur ve orada sıfırlanır. Yukarıdaki saklama matrisi kalıcı depolamayı anlatır ve bu iki durumu kapsamaz; bu yüzden burada ayrıca yazılmıştır.

Bu veri, işlenmek üzere kliniğin dışına çıkar: api.elevenlabs.io (US, kayıt TR-004). Bu işleyici, bu hesap için gönderilen içeriği istek tamamlandığında siler.

Kayıt, hastanın onamı alınmadan başlamaz. Onam her an geri alınabilir. Geri alındığında işleme durur ve yukarıdaki tabloda “evet” yazan her veri 60 saniye içinde silinir.

Silinmeyen tek şey denetim kaydıdır; o da bilerek böyledir. Denetim kaydı, bir işlemin yapıldığını kanıtlayan ve içinde muayenenin içeriği bulunmayan kayıttır. Silinmesi, geri alma işleminin kendisinin kanıtını da silmek olurdu.

KALEM tanı koymaz, tanı önermez, tedavi veya tetkik önermez ve klinik bir uyarı üretmez. Konuşulanı yazıya döker; notu hekim okur, düzeltir ve kendi kayıt sistemine kopyalar. Onay veya imza adımı yoktur: notu kayda geçiren tek şey hekimin onu kopyalamasıdır.

Notun desteklediği ICD-10 kodlarını öneri olarak gösterir. Bunlar öneridir; hangi kodun kaydedileceğine hekim karar verir ve hiçbir kod kendiliğinden nota veya kayda girmez.

KVKK m.11 uyarınca sahip olduğunuz haklar aşağıdadır. Bu hakları, veri sorumlusu olan klinik veya hastaneye başvurarak kullanırsınız; KALEM, kliniğin talimatıyla hareket eden veri işleyendir ve kliniğin kaydına kendi başına erişemez.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme.
• Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Yalnızca otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme.
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bir muayenenin kaydını istemeniz hâlinde size verilen şey, o muayenenin yazıya dökülmüş hâlidir — üçüncü kişilere ait veriler maskelenerek. Erişim hakkı, kaydın tutulduğu ortamın kendisinin teslimini değil, verinin size anlaşılır biçimde sunulmasını gerektirir. Bu üründe zaten teslim edilebilecek bir ses dosyası yoktur.

This is KALEM's privacy policy. It is not hand-written: every claim on it is rendered from the product's data inventory, its retention matrix and its cross-border transfer register. When a source changes this page changes with it, and if it does not, the product's build gate goes red.

KALEM is a documentation aid that writes down what was said during a consultation. Patient health data is special-category personal data under KVKK art. 6, and this page treats it as such.

KALEM is provided by Vivax Teknoloji A.Ş., and the controller is not KALEM: it is the clinic or hospital where the consultation takes place, and KALEM is that clinic's processor, processing data only on the clinic's instruction. The party you approach to exercise your rights is the clinic or the hospital; see “Your rights” below.

The whole design rests on that: the software runs on an appliance inside the clinic's own building. The vendor holds no copy of anything, and there is no remote-access mechanism into the appliance.

The audio is never written to disk — not on the phone, not on the appliance. Speech is transcribed in memory and the audio is destroyed in memory; before that it may be held there, briefly, in the two cases below. The retention matrix says of it: “never written to disk; in memory for up to 600 s after a FAILED decode so a retry can work (#633), and until the note is written where a clinician opted in and the patient's consent text says so (ADR-043)”.

There is no retention period to state for this appliance or the phone, because nothing is stored durably here. What makes that true is a control rather than a promise: an automated check traces the audio path through the product's source and stops the build on a single write to disk. While that check is red the product cannot ship.

The first: if a transcription attempt fails, the recording is held in memory so the attempt can be repeated. This is not a choice — it happens on every failed attempt — and it is bounded by a fixed ceiling.

The second: a clinician may choose to have the recording held in memory until the note has been written. It is their choice, it is off unless they make it, it ends when the note is finished, and it has a ceiling of its own.

In neither case is the audio written to disk: it is held in the memory of a running process and zeroed there. The retention matrix describes durable storage and does not cover either case, which is why both are set out here.

This data leaves the clinic to be processed: api.elevenlabs.io (US, register entry TR-004). This processor deletes what is sent to it once the request completes, for this account.

Recording does not begin without the patient's consent. Consent can be withdrawn at any time. On withdrawal, processing stops and every item marked “yes” in the table above is destroyed within 60 seconds.

The one thing not destroyed is the audit record, and that is deliberate. The audit record proves that something happened and contains none of the consultation's content. Destroying it would destroy the evidence of the withdrawal itself.

KALEM does not diagnose, does not suggest a diagnosis, proposes no treatment and no order, and raises no clinical alert. It writes down what was said; the clinician reads the draft, edits it, and copies it into the record system they already use. There is no approval and no signature step: the only thing that puts anything into a record is a clinician copying it there.

It does show the ICD-10 codes the note supports, as suggestions. They are suggestions; the clinician decides which code is recorded, and no code enters the note or the record on its own.

These are the rights KVKK art. 11 gives you. You exercise them with the clinic or hospital, which is the controller; KALEM is the processor acting on the clinic's instruction and cannot reach the clinic's records on its own.

• To learn whether your personal data is being processed.
• To request information about the processing, where there is any.
• To learn its purpose, and whether the data is used in line with that purpose.
• To know the third parties, in Türkiye or abroad, the data has been transferred to.
• To have incomplete or incorrect data corrected.
• To have the data erased or destroyed, on the conditions the law sets.
• To have a correction, an erasure or a destruction notified to those third parties.
• To object to an adverse outcome produced solely by an automated analysis.
• To claim compensation for loss caused by unlawful processing.

If you ask to see the record of a consultation, what you are given is the transcript of it, with other people's data masked. The access right requires the data to be put before you intelligibly, not the handing over of the medium the recording was made on. On this product there is no audio file to hand over in any case.